Durante años, las empresas recurrieron al burofax o a la carta certificada cuando necesitaban acreditar una comunicación. Hoy esa misma necesidad se ha trasladado al entorno digital. Ya no basta con demostrar que un correo electrónico salió de un buzón: es necesario poder acreditar quién lo envió, qué contenido incluía, cuándo se puso a disposición del destinatario y qué ocurrió durante todo el proceso.
José Manuel Marina, Director de Partners y Alianzas de Camerfirma, resume este cambio con una idea clara: “Lo importante de la comunicación no es la comunicación en sí, sino poder probar todo el circuito de la misma”. Para ello, explica, soluciones como las de Camerfirma permiten garantizar la integridad del contenido y registrar cada hito mediante evidencias verificables y sellos de tiempo.
“Cada comunicación debería convertirse en una evidencia jurídica”
La evolución normativa está reforzando esa necesidad. La Ley Orgánica 1/2025 obliga a acreditar los intentos de negociación previos en determinados procedimientos, mientras que otras regulaciones sectoriales exigen demostrar cada uno de los pasos que forman parte de una relación contractual.
“Ya no sólo vale con decir que has notificado por correo; tienes que probar todo ese camino de la notificación”, afirma Marina. En su opinión, este escenario obliga a integrar las comunicaciones certificadas dentro de los procesos de negocio para que la generación de evidencias se produzca de forma automática y conforme a la normativa europea eIDAS.
Gonotice convierte cada comunicación en una evidencia
En ese contexto, Gonotice va más allá del envío de mensajes y convierte cada comunicación en una evidencia con validez jurídica. La plataforma certifica el ciclo completo de la comunicación, ya sea por correo electrónico, SMS, WhatsApp o burofax digital, garantizando la integridad de los documentos y registrando la aceptación, el rechazo o el acceso por parte del destinatario.
“Vamos más allá”, asegura el directivo, añadiendo que la solución garantiza “la trazabilidad de correos electrónicos, SMS y también de WhatsApp con validez legal”.
Además, Gonotice puede integrarse mediante API con ERP, CRM u otras aplicaciones corporativas para automatizar tanto envíos individuales como campañas masivas.
Aunque suele asociarse al ámbito jurídico, Marina explica que las comunicaciones certificadas aportan valor a departamentos como Recursos Humanos, Finanzas, Compliance, Atención al Cliente o Gestión de Riesgos.
Entre los casos de uso más habituales cita la formalización de contratos, los cambios de condiciones, las comunicaciones regulatorias, las resoluciones contractuales y, especialmente, la gestión de impagos. Y es que, como recuerda el directivo, “antes de ir a un juicio tienes que demostrar que has intentado reclamar el pago”.
Su integración con los sistemas corporativos permite automatizar estos procesos y mantener todas las evidencias asociadas a cada expediente. “Los casos de uso son infinitos”, concluye.
“Los casos de uso de las comunicaciones certificadas son prácticamente infinitos”
¿Qué debería valorar una empresa?
Para Marina, la primera decisión consiste en elegir un proveedor cualificado de servicios de confianza que garantice el cumplimiento de la normativa y la validez jurídica de las comunicaciones.
A partir de ahí, recomienda evaluar aspectos como la generación de evidencias verificables, la integridad del contenido, la identificación del emisor y del destinatario, la conservación segura de las pruebas y la capacidad de integración con las aplicaciones de negocio.
“Lo importante es poder demostrar todo el proceso de la comunicación, no sólo que el mensaje se envió”, resume.
